Содержание

• Получать звонки и электронные письма
• Приветствовать посетителей
• носильщик
• Общая работа

Основная роль администратора в приемной - это быть швейцаром организации или бизнеса. Конкретные функции варьируются в зависимости от характера компании. Например, регистратор в клинике может помочь в обработке медицинских форм, а администратор салона может попытаться продать средства для волос. Тем не менее, есть некоторые функции, выполняемые администратором, которые являются универсальными.

Портье действует как швейцар для компании. (Hemera Technologies / Photos.com / Getty Images)

Получать звонки и электронные письма

Администратор всегда должен принимать звонки. Сложность этой задачи варьируется от бизнеса к бизнесу - бывают случаи, когда администратору приходится работать с многолинейным телефоном, а в другое время громкость звонков меньше. Администратор должен ответить на телефонный звонок вежливо и направить вызов в нужное отделение или записать сообщение, если это необходимо. Иногда администратор имеет доступ к адресу электронной почты и должен перенаправить электронные письма соответствующему лицу.

Приветствовать посетителей

Человек на стойке регистрации имеет функцию представления компании в позитивном ключе. Изображение, разработанное администратором, может зависеть от характера компании. Если это салон красоты, может быть важнее, чтобы администратор сделал хорошую стрижку и содержал ее в чистоте. Если район модный, у администратора на стойке регистрации может потребоваться разнообразный гардероб. Независимо от бизнеса, администратор должен быть дружелюбным и профессиональным с персоналом и посетителями.

носильщик

Несмотря на то, что крайне важно, чтобы администратор передавал профессиональную репутацию и оставлял посетителей в покое, администратору иногда приходится проводить скрининг посетителей. В эпоху повышенных проблем безопасности администратору может потребоваться подтвердить, кто посетитель, спросить его личность или проверить, есть ли они в списке гостей. У некоторых предприятий есть внутренняя система связи, которая позволяет регистратору проверять посетителя, прежде чем он сможет получить доступ к зданию.

Общая работа

Ответ на телефонные звонки и получение посетителей может занимать большую часть дня, но у администраторов также есть некоторые административные обязанности, которые могут включать в себя набор писем и записок, планирование конференций, упаковку статей для рассылки, обработку стежков и регистрацию документы. Администратор также может помочь в координации встреч, поддержании чистоты и порядка в определенных местах и ​​заказе канцелярских товаров.