Содержание

• Процедура первая: Внесение средств
• Процедура вторая: Исследование
• Процедура третья: обратитесь в отдел продаж
• Процедура четвертая: конкретная учетная запись
• Процедура пятая: Связаться с потребителем
• Процедура шестая: Новые поступления

Многие компании не только работают с деньгами, но и делают записи о дебиторской задолженности в своих книгах. Это ценности, которые клиенты должны компании, и которые обычно признаются как доход в отчете о прибылях и убытках. Этот процесс может быть трудным, и часто полученные деньги не могут быть легко переведены на счет клиента. Процедуры в этой области определяют методы для оптимизации этой работы.

Процедура первая: Внесение средств

Внесите все полученные чеки и наличные деньги в систему дебиторской задолженности, даже если их невозможно идентифицировать. Также своевременно обрабатывайте платежи по кредитной карте. Вы можете сделать отметку в квитанции о депозите неопознанным чеком для документирования операции. Копии депозитных квитанций обычно доступны в Интернете, но это не относится к предметам, которые являются частью депозита. Сделайте копии предметов, которые невозможно сразу идентифицировать, и отправьте их по дате получения.

Процедура вторая: Исследование

Возьмите файл с самыми старыми предметами и сначала поработайте над ними. Попробуйте найти похожие имена в системе. Имя клиента могло быть введено неправильно. Вы можете искать все открытые счета-фактуры, соответствующие сумме платежа или другой особой детали. В некоторых бухгалтерских отделах есть файлы по неопознанным элементам, которые были решены, поэтому, если вы получите еще один чек от того же клиента, вам не нужно тратить время на вопросы идентификации.

Процедура третья: обратитесь в отдел продаж

Свяжитесь с торговым персоналом и получите информацию о платежах, у которых нет корреспондента в системе. Поскольку дебиторская задолженность возникла в отделе продаж, продавцы могут помочь вам, предоставив некоторую полезную информацию. Деньги могут быть платежом за продажу, которая еще не была признана, и в этом случае отдел продаж должен ввести сумму к получению в систему. Если вы узнаете, какие средства были получены от продажи, не связанной с отделом продаж, сообщите об этом соответствующему отделу и бухгалтеру.

Процедура четвертая: конкретная учетная запись

Создайте конкретный счет главной книги, который будет использоваться для неидентифицированных поступлений. Эта учетная запись часто создается как пассив с кредитовым балансом. Когда вы получаете неопознанный платеж, вы списываете деньги и зачисляете на счет неидентифицированных квитанций. После того, как вы определили, к какому потребителю относится сумма, вы можете сторнировать записи и ввести счет дебиторской задолженности. В качестве альтернативы вы можете использовать кредит-ноту для кредитования дебиторской задолженности и погашения обязательств.

Процедура пятая: Связаться с потребителем

Если квитанция не может быть найдена в отделе продаж, следующим шагом будет связаться с клиентом и попытаться получить подробную информацию о продаже. Иногда владелец малого бизнеса может купить что-то на свое имя, но расплачиваться чеком от компании, не имея аналогов ни на одном счете. Если номер телефона не указан в чеке, возможно, вам придется воспользоваться Интернетом, чтобы найти контактную информацию. Во время разговора с клиентом убедитесь, что у вас под рукой есть чек или его копия, чтобы вы могли предоставить как можно больше информации.

Процедура шестая: Новые поступления

Если по прошествии разумного времени вы по-прежнему не можете найти клиента в своей системе, спросите у диспетчера разрешения на создание новой дебиторской задолженности в системе. Затем добавьте примечание о ситуации и свяжите чек с этой новой учетной записью. В зависимости от суммы чека, нет смысла тратить больше часа, пытаясь пополнить правильный счет. Если у вас много таких предметов, обратитесь к продавцу, чтобы определить, что стоит за этой проблемой, и попытаться ее исправить.