Содержание
- Краткое справочное руководство
- Основные обязательства
- Планирование интервалов
- записки кадры
- прохладительные напитки
Успешные администраторы способны справиться со многими задачами, оставляя положительное первое впечатление на гостей компании, посетителей и потенциальных сотрудников. Будь то малый бизнес или многонациональная корпорация, правильные организационные навыки могут быть ключом к поддержанию хорошего приема. Хорошие организационные идеи упрощают рутинные задачи и улучшают гостеприимство.
Краткое справочное руководство
Создайте краткие справочные руководства для обычной информации, такой как часто используемые телефоны, офисные номера и добавочные номера. Разделите эти направляющие на ламинированные папки для удобства обращения и быстрого ознакомления. Храните их в организованных файлах, когда они не используются. Рассмотреть вопрос о сохранении дополнительных копий, чтобы предоставить, если требуется. Руководства сделают вас более эффективными и помогут ускорить выполнение рутинных задач, таких как перевод звонков.
Основные обязательства
Составьте список запланированных посещений на день, организованных по расписанию. Укажите имя человека и кого вы уведомите о прибытии. Это позволит вам настроить приветственные фразы для посетителей. Например, когда приезжает гость, вы можете сказать: «Добро пожаловать, мистер Смит, миссис Соуза с нетерпением ждет встречи». Этот тип приема заставляет гостя чувствовать себя более желанным и может помочь улучшить результаты встречи. Персональный прием особенно полезен для собеседований. Если потенциальный сотрудник чувствует себя желанным гостем, он или она будет более расслаблен для вашего собеседования, и у него будет больше шансов работать в компании.
Планирование интервалов
Убедитесь, что у вас есть поддержка, чтобы покрыть его через определенные промежутки времени или в дни, когда вы больны. Создавайте заметки, которые охватывают основные обязанности и функции, которые могут быть переданы любому, кто заменяет вас. Вы можете создать систему ротации для временных замен между различными отделами вашей компании. Это даст вам больше контактов с различными подразделениями компании, что облегчит вам решение проблем в будущем.
записки кадры
Создайте доску объявлений для компании, освещая позитивные новости и деятельность компании. Обновляйте их, когда у вас есть свободное время, поместите их в зону ожидания, чтобы посетители могли посмотреть. Это будет конструктивным способом для посетителей скоротать время, пока они ждут своих встреч, а также поможет им ознакомиться с компанией. Занимая своих гостей, вы можете сосредоточить свое внимание на других задачах и телефонных звонках, что повышает вашу эффективность.
прохладительные напитки
Держите напитки под рукой. Установите небольшой холодильник, чтобы хранить холодные напитки под своим столом или в зоне ожидания. Рядом есть отдельный кафетерий, а также сахар и подсластитель. Положите блюдо с выпечкой на стойку регистрации или миску с конфетами. Имея закуски поблизости, вы сможете принять гостей компании, не выходя из стойки регистрации.
