Содержание
Регистраторы обычно являются первыми людьми, которых вы видите при входе в офис, что делает их важным представителем компаний, в которых они работают, и других профессионалов в офисе. Соблюдение делового этикета - важная часть работы администратора, но множество изменений и мнений, составляющих хорошие манеры, затрудняют для администратора или начальника определение надлежащего поведения.
Значимость
Трудно переоценить важность администратора как человека, который производит первое впечатление на звонящего и посетителей. Портье с плохими манерами дает отрицательный тон перед встречей и не вызывает доверия у потенциальных клиентов. С другой стороны, администратор, который соблюдает этикет деловой среды, дает сильное чувство профессионализма и эффективности. Это не только улучшает имидж компании для посторонних, но также помогает другим сотрудникам чувствовать, что их офис является профессиональным местом для работы.
Типы
Администраторы стойки регистрации по-разному представляют своих работодателей. Ответ на телефонные звонки и приветствие посетителей - две наиболее распространенные задачи администратора, и обе требуют соблюдения этикета. Политика компании может требовать, чтобы администраторы использовали заранее определенный сценарий на телефоне при приеме звонков и при контакте с разными типами клиентов. В других случаях регистраторам разрешается использовать свое собственное усмотрение при обработке каждого взаимодействия с клиентом по-разному, но с надлежащим уровнем формальности и профессионализма. Лица, работающие в офисе, иногда передают секретарю дополнительные правила, например, когда и как администратор может с ними связаться.
Повышение квалификации
В то время как в некоторых офисах администраторы обязаны иметь диплом об окончании средней школы или колледжа, большая часть обучения этикету администраторов проходит на работе. Регистраторы могут начать работать в офисе на должности, которая не требует взаимодействия, в качестве работы по вводу данных или в качестве офисного помощника. Внимание к политике компании и поведению регистраторов может дать новым сотрудникам право на работу в приемной впервые, что позволит получить опыт, который может быть полезен при поиске других рабочих мест в приемной.
Соображения
В каждой отрасли и офисе есть свои правила этикета администратора. В некоторых офисах требуется официальная одежда и режим речи. Другие навязывают более непринужденную форму этикета, чтобы клиенты чувствовали себя расслабленными и желанными. Общение между новым секретарем и ее руководителями важно, чтобы все знали, что от них ожидается. Как администратор, если вы не уверены в этикете в конкретной ситуации, вежливо извинитесь и спросите старшего руководителя или администратора, как вам следует реагировать.
подсказки
Несмотря на то, что офисы разные, администраторы могут получить одни и те же советы. Многозадачность необходима для хорошей работы, но когда кто-то входит в офис, важно уделять ему все свое внимание. Это означает, что вы переводите вызовы на удержание или быстро завершаете их, откладываете бумаги и устанавливаете прямой зрительный контакт. Рабочее пространство регистратора должно быть свободным от беспорядка, чтобы выглядеть более профессиональным, а также для облегчения выполнения простых задач, таких как поиск информации и предложение кому-то ручки для заполнения формы. Наконец, ведя кого-нибудь в офис, администратор всегда должен взять на себя инициативу, чтобы заверить гостя, что его присутствие разрешено, и избавить его от смущения, связанного с незнанием, куда идти.
