Содержание
Традиционное бумажное архивирование было в значительной степени заменено хранением файлов в базах данных на компьютере. У традиционного архивирования есть свои преимущества и недостатки. Хотя бумажные файлы всегда у вас под рукой и легко доступны, они также занимают много места и занимают много места. Решение о том, подходит ли вам традиционная файловая система, будет зависеть от вашего бизнеса. Юридические фирмы и компании, у которых есть медицинские записи, могут иметь файлы, которые меняются и быстро растут, поэтому традиционное ведение документов на бумаге - единственный эффективный способ быть в курсе повседневных событий.
Легкий доступ
Традиционная файловая организация легко доступна. Файлы физически находятся в центральном месте. Если вы ничего не можете найти, вы можете просмотреть каждый файл, пока не найдете именно то, что ищете. Возможность просматривать, касаться и читать ваши файлы всегда может помочь вам подумать о том, как внедрить инновации в аспекты вашего бизнеса.
Легко понять
Традиционные файловые системы обычно легко понять. Архивы могут быть организованы несколькими способами, в том числе в алфавитном порядке, по предмету или компетенции, численно, по дате, месту или в порядке важности. Даже если вы изначально не понимаете, какая файловая система будет использоваться, вы можете узнать это, выполнив поиск в архивах и обратив внимание на определение факторов.
Устаревший
С другой стороны, традиционное архивирование файлов было заменено во многих организациях компьютером. Все больше компаний сканируют и загружают свои файлы на офисные компьютеры. С помощью этого метода сотрудники смогут находить файлы и мгновенно загружать их с помощью программного обеспечения для поиска по базе данных, экономя время и повышая производительность.
Сложная защита
Традиционное архивирование файлов не имеет адекватной защиты. Пожары или другие стихийные бедствия могут уничтожить файлы, что может привести к потере бизнеса. Резервное копирование традиционных файлов требует времени и часов копирования, маркировки и повторного архивирования.
Недостаток места и эффективности
Традиционная файловая организация может выйти из-под контроля. Количество файлов, которые нужно систематизировать, растет вместе с вашим бизнесом; когда нужно найти место для всех документов, это может стать головной болью. Эффективное архивирование элементов также может стать проблемой.
