Содержание
Встречи с хорошо документированными протоколами более эффективны и действенны, чем без такой записи. Решения отмечены и пункты действия и кто ответственен за них, отслежены. Основные элементы обсуждения описаны так, чтобы люди, которые не посещали собрание, могли легко узнать, что произошло, не тратя время на новые встречи. Создавая минуты, вы добавите хорошие вещи в свою репутацию для отличных встреч.
решения
У каждого человека на встрече будет свое мнение о том, что произошло и что было решено. При регистрации этих решений и их публикации в рамках протокола существует официальная версия решения, если в будущем возникнут разногласия.
Создание минут может также принести большую ясность в том, что было решено. Чтобы убедиться, что примечания являются точными, когда обсуждение неясно, секретарь может задавать вопросы, такие как «Значит, все согласны с тем, что запуск продукта произойдет в июле или августе?» Это заставляет всех участников покинуть встречу с одинаковым пониманием.
Элементы действий
Запись согласованных действий на собрании особенно полезна для групп, которые регулярно встречаются. Обзор пунктов предыдущих встреч позволяет легко узнать, что еще нужно сделать. Это дает членам команды стимул выполнять свои задачи перед собранием.
Юридические требования
В некоторых случаях, например, на заседаниях совета, протоколы могут быть обязательными для устава группы. Они могут рассматриваться как юридические документы для таких целей, как налоги и проверки. В этих компаниях обычно есть секретарь, который отвечает за ведение протокола на всех заседаниях.
Определение секретаря
Поскольку точные протоколы важны, у каждой встречи должен быть определенный секретарь. Делать полные записи, а также активно участвовать в собрании может быть непросто, поэтому часто бывает лучше, если ведущий собрания выбирает другого человека для записи фактов. Этот сотрудник должен записывать решения, действия и обсуждение собрания в четкой и сжатой форме. Очень большие тексты не могут быть прочитаны.
стили
Существуют разные стили написания протоколов встречи. Для заседаний совета, где эти роли являются юридическими и официальными документами, законы могут определять, какой тип информации будет сообщаться в текстах. Некоторые типы протоколов не записывают обсуждение, которое привело к окончательному решению по конкретному вопросу.
Однако на деловых встречах или в проектных командах обычно более эффективно записывать ключевые моменты обсуждения. Наличие записи об этих моментах полезно для людей, которые не могли присутствовать или которые хотят вспомнить, что обсуждалось ранее, чтобы не терять время на следующей встрече.
